Onboarding de Clientes

Responsável: Hevely

Antes do Dia D ("go live" do sistema)

Empresas

• Contato 1 com o cliente

  • Marcar o dia da instalação do sistema/inicio dos testes (Esse dia será o dia do treinamento já fazendo o setup da solução)

  • Falar que vai enviar o Template 1 solicitando os dados necessários dos funcionários pro RH.

  • Avisar que o treinamento tem duração de mais ou menos 2h (sabemos que é 2h ou mais)

  • Lembrar de que é preciso ter o login e senha do wifi do local de uso do sistema em mãos e pedir pro ti liberar o acesso do iPad caso necessário.

  • Em caso de ter impressora:

    • Pedir para o TI da empresa setar a impressora no wifi que será utilizada antes do dia D

    • Pedir pro TI o nº do IP da impressora

• Enviar Template 1 (logo após conversa)

• Enviar Template 2 (logo após conversa)

• Agendar o disparos de email (1 dia antes do dia D)

• Enviar o Template 3 (1 dia antes do dia D)

*Os campos telefone e cargo são opcionais, para receber notificação e facilitar para o visitante achar o funcionário desejado, respectivamente.

Prédios

• Marcar o dia D do sistema/inicio dos testes (Esse dia será o dia do treinamento da equipe do prédio já fazendo o setup da solução com os dados dos clientes)

• Falar que vai enviar o Template 1 solicitando os dados em Excel pras empresas do prédio

• Providenciar/Lembrar de estar com os equipamentos em mãos no dia de início dos testes.

• Enviar o Template 3 um dia antes para ser disparado um dia antes do dia do treinamento

• Avisar que o treinamento tem duração de até 2h (sabemos que é 2h ou mais)

• Lembrar de que é preciso ter o login e senha do wifi do local de uso do sistema em mãos

*Os campos telefone e cargo são opcionais, para receber notificação e facilitar para o visitante achar o funcionário desejado, respectivamente.

Template 1 (Coleta de dados da base)

Empresas

Oi, Nome do Champion Segue uma opção de template para enviar para o RH da Nome da Empresa para a coleta dos dados dos funcionários sem muito esforço: Oi, [Nome da pessoa do RH]

Estamos implantando a solução da W3lcome para o "check in" dos visitantes na nossa empresa, e estamos planejando a estreia do novo sistema no dia [data do "go live" do projeto] e pra isso precisamos levantar alguns dados dos funcionários do nosso escritório para configurar o sistema.

Precisamos de uma planilha com os seguintes dados

• Nome completo

• E-mail (corporativo)

• Telefone (tudo bem se tivermos apenas os corporativos)

• Cargo ou Setor

Consegue nos ajudar?

Este é um vídeo da W3lcome se você quiser saber mais do que estamos planejando.

Prédios

Oi, Nome do Champion Segue uma opção de template para enviar para os responsáveis das empresas do Nome do prédio para a coleta dos dados dos funcionários de cada empresa sem muito esforço:

Novidade em nosso prédio

Tomamos a decisão de inovar em nossa recepção e a partir do dia 12 (segunda feira) vamos utilizar a solução da W3lcome para o "check in" dos visitantes no prédio, alguns de vocês já devem ter notado o tablet no balcão da recepção.

Com isso iremos oferecer uma opção mais tecnológica e segura para o nosso prédio, melhorando a experiência de quem passa pela nossa recepção.

Se você gostaria de incluir a sua empresa no sistema da W3lcome nos envie:

-Nome da empresa (Como querem que apareça para o visitante). -Emails dos responsáveis por autorizar os visitantes a subirem no prédio. -Opção de 1 número de WhatsApp por empresa que poderá fazer a liberação do visitante pelo celular.

Confira este vídeo para conhecer mais sobre a ferramenta da W3lcome.

Template 2 (Reforço da conversa)

Empresas

Oi, Nome do Champion

Como conversamos à pouco seguem os pontos discutidos para seu planejamento:

• Estreia do sistema ficou para o dia Data do dia D

• Solicitar para o TI o nome da rede wifi e senha para conexão do iPad e pedir para liberar o acesso caso seja bloqueado

• Pedir para o TI configurar a impressora antes do dia de estreia

Até mais.

Atenção: último ponto apenas se tiver impressora

Prédios

Oi, Nome do Champion

Template 3 (Confirmação do dia D + Treinamento)

Empresas

Oi, Nome do Champion Está tudo certo pra nossa estreia do sistema na Nome da Empresa ?

Segue algumas coisas que pode fazer pra fazermos a instalação do sistema mais rapidamente:

• Checar se o iPad está carregado

• Conectar o iPad na internet da recepção da empresa

• Baixar o nosso app no iPad na App Store (procurar por "W3lcome Sign In")

• Providenciar a logo da empresa em boa definição para o setup do sistema.

Segue o link da nossa chamada: Link da Chamada

Até amanha.

Prédios

Estrutura do Treinamento (dia D)

Call com o champion para mostrar pra ele as principais funcionalidades do sistema

Dividimos o treinamento em 3 partes:

• Setup inicial

• Como será a rotina usando o nosso sistema (recepcionistas e funcionários)

• Dicas de como conduzir a implantação internamente

Checklist Treinamento

• Alinhamos as 3 partes do treinamento

• Pedimos pra ele compartilhar a tela dele para conduzir o treinamento com ele executando as tarefas no sistema

• Parte 1 - Setup Inicial

  • Pedimos para o champion compartilhar a tela para conduzirmos o treinamento

  • Cadastro conduzindo o cliente

  • Setamos a empresa (passamos o Hexadecimal da cor )

  • Mostramos a aba de Gerenciar Dispositivos

    • 2 abas

    • Botão pra adicionar mais iPads

    • Versão do Sistema Operacional

    • Versão do app

    • Se estão conectados no momento ou não

  • Aba de impressoras (se aplicar)

  • Mostramos a aba de Design

    • Opções de alteração do fundo, fonte, etc.

  • Mostramos o formulários de entrada

    • Funcionalidades para ativar/desativar

    • Abas que somem quando desativamos as funcionalidades

    • Setamos todos os detalhes conforme vontade do cliente

  • Repetimos com os formulários de saída e entrega

  • Aba de Equipe e Alertas

    • Permissões

    • Como coletar celulares particulares com o cadastro

    • Significado do funcionário "ativo"

    • Menu na direita para edição (falar que as vezes fica escondido)

    • Filtros

    • Lupa

    • Opção de download da base

    • Opções de adicionar integrantes individualmente e por CSV

    • Aba de alertas (definir padrões)

• Parte 2 - Como Será a Rotina Usando o Sistema

  • Aba Início (Rotina da recepção)

    • Visitantes no momento

      • Círculo colorido na foto (se aplicar)

    • Checkin pelo dashboard (se aplicar)

    • Fazer o check-out de todos os visitantes

    • Informações dos visitantes (clicar na foto do visitante no momento)

      • Checkout (se aplicar)

      • Aprovação (se aplicar)

      • Notas (se aplicar)

      • Botões de copiar (se aplicar)

      • Ver autorização (se aplicar)

      • Imprimir etiqueta (se aplicar)

    • Tabela de visitantes do dia

    • Estatísticas do dia

  • Aba Visitantes (administradores ou gerência)

    • Explicamos que os funcionários verão apenas os seus próprios visitantes como uma ata de visitas particular.

    • Apenas o administradores do sistema e recepções podem ver todos os visitantes

    • Falamos da diferença das 2 abas

    • Hoje apenas conseguimos visualizar os visitantes de 1 dia, nosso desenvolvimento vai alterar isso em breve para um período.

    • Opções de download dos dados

    • Botão Tabela

    • Link do nome do visitante e do visitado

      • Últimas Visitas e entregas

    • Simbolo do e-mail enviado/aberto

  • Repetimos para aba de entregas

  • Aba de Reuniões (Se aplicar)

    • Opções de visualização

    • Como agendar a reunião

    • Opções de convidados externos únicos ou por link

    • Gerar um link para demonstração

    • Simular um visitante abrindo o link (falar do case do SBT)

    • mostrar que da pra ver quando uma pessoa confirmou

    • opção de ativar notificações quando alguém cadastrar por e-mail

    • Reserva de sala em breve

  • Aba Estatísticas

    • Horário de pico

    • Visitas por mês

    • Visitas por dia

  • Notificação de atualizações do sistema

  • Perfil

    • Foto

    • Notificação pelo browser

  • Idiomas

  • Chat para dúvidas

• Parte 3 - Dicas de como conduzir a implantação internamente

  • Atenção para possíveis boicotes internos d@s recepcionistas

  • Pedir pra recepção passar os feedbacks dos visitantes sobre o sistema

• Finalização

  • Pergunta qual o melhor dia na semana seguinte para uma conversa de 5 min de avaliação da primeira semana

  • (⚠️Novo) Falar que vai mandar um e-mail depois do treinamento pra pegar o contato do financeiro para fazer a homologação/gerar notas e boletos

Pós Treinamento (...ainda dia D)

• Colocar no Pipefy como foi o treinamento

• Aumentar os dias de testes (se necessário)

• Colocar no calendário pessoal as calls do dia/semana/meses seguintes (evento recorrente)

• Se for POC agendar a data inicial e final do período de testes

• (⚠️Novo) Mandar um e-mail para o cliente pedindo o contato do financeiro para gerar notas
• (⚠️Novo) Alterar o status da conta do cliente (teste, enterprise, etc) no painel da W3lcome
• Mandar uma msg no slack comunicando todos do sucesso no onboarding do cliente

• (​⚠️Novo) Se a instalação for para POC, incluir no calendário do Mat alguns dias antes da finalização do período da POC, para seguir com a validação e com o contrato.

Acompanhamentos de Clientes