Emissão de Notas Fiscais

Tipos de notas que emitimos: Nota de Serviço, Nota de Venda de Produto, Nota de Locação de Equipamento

Tipo de nota

Pra que emitimos

Nota de Serviço

Licença do Sistema, Desenvolvimento de Features, Eventos, instalação, treinamentos.

Nota de Venda de Produto

Venda de iPad, suporte, impressora, etiquetas.

Nota de Locação de Equipamentos

Locação de iPad, impressoras

EMISSÃO DE NOTA FISCAL

Ferramentas: , , , e Drive)

Frequência: Mensal (Início de mês) Realizar a emissão de nota na primeira semana do mês.

Ainda não estamos emitindo notas 100% pelo VHsys pois não esta integrado com o novo sistema da prefeitura de Apucarana. (pedir ajuda do suporte quando estiver disponível). Executamos parte no sistema da prefeitura e parte no VHSys, registrando as recorrências para controlarmos as contas a receber. Dessa forma ao cadastrar um novo serviço a receber deixar a opção de emitir nota desativada por enquanto.

EMISSÃO DE NOTA PELO

Para emitir, entre no e na planilha de
Seguir a sequência de clientes registrados no Cashflow para emitir as notas
Procurar no em "Identificação do tomador", "Nome/Razão social" e digitar o nome da empresa
- Caso não seja identificado o cliente no Cashflow, nem no sistema da prefeitura em "Identificação do tomador, executar o processo completo de "CADASTRO DE NOVOS CLIENTES"

Em "dados do serviço prestado" escolher o serviço de código 01.05
Preencher o valor a ser cobrado
O padrão utilizado para preencher esse campo é: DESCRIÇÃO DO SERVIÇO PRESTADO -Licença para uso do software referente ao mês x (R$00,00/mês) -Aluguel de equipamentos referente ao mês de x (R$00,00/mês) OBS.: para clientes de SP temos o CMOP.

Para facilitar a execução pesquise no Drive notas emitidas àquele cliente e copie a descrição atualizando o mês referente da nota a ser emitida. Alguns clientes exigem identificação de ordem de pedido na Nota Fiscal, essa PO deve ser incluída na descrição.

ENVIO DE NOTA (E-mail)

Colocar assunto: Notas e boleto W3lcome (quando o pagamento é via depósito use apenas Notas W3lcome;
Use o modelo padrão de envio: Bom dia/boa tarde/olá, tudo bem? Segue em anexo a Nota fiscal e boleto referente ao mês atual. Qualquer dúvida estou a disposição. Atenciosamente, [Seu nome]
Anexe as notas em arquivo pdf e xls e o boleto.
Enviar.
Após enviar atualizar no Cashflow em amarelo claro os clientes que enviamos apenas a nota e em amarelo escuro os clientes que enviamos notas e boletos.
Se for a primeira cobrança, atualizar no pipe de vendas.

Podemos registrar dois tipos de entradas as recorrentes e as esporádicas (que pode ser venda de equipamento, desenvolvimento de alguma features ou algum serviço que prestamos esporadicamente)

Cadastrar as entradas recorrentes em "Serviços" > "Serviços recorrentes" > "Adicionar"

Preencher todos os campos pertinentes. (Obs.: essas contas constarão em contas as receber no próximo mês do lançamento, caso um serviço recorrente deva constar no mês atual, lançar como uma conta a receber normal)
Cadastrar as entradas esporádicas em "Contas a receber" > "Adicionar" e preencher os dados pertinentes.

CADASTRO DE NOVOS CLIENTES

Quando: Sempre que entrar um novo cliente na nossa base de clientes.

- Em "identificação do tomador", "Nome/Razão social", clique na lupa, e clique em "Incluir novo registro". Serão necessários os seguintes dados CNPJ, Razão social, Nome fantasia, telefone e endereço.